Na perda, extravio ou inutilização dos livros fiscais, o contribuinte deve:
1 – Efetuar a imediata publicação da ocorrência em Jornal de Grande Circulação em todo o Estado do Rio de Janeiro e no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro.
2 – Comunicar por escrito à repartição fiscal de sua circunscrição em 15 dias, a contar da ocorrência da seguinte forma:
I – a espécie, o número de ordem e demais características do livro ou documento;
II – o período a que se referir a escrituração, no caso de livro;
III – a existência ou não de cópias do documento extraviado, ainda que em poder de terceiros, indicando-os se for o caso;
IV – a existência ou não de débito de imposto, o valor e o período a que se referir o eventual débito.
A comunicação será, também, instruída com a prova da publicação da ocorrência em Jornal de Grande Circulação no Rio de Janeiro, de âmbito estadual, e no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro.
No caso de livro extraviado ou inutilizado, o contribuinte:
I – apresentará com a comunicação, um novo livro, a fim de ser autenticado;
II – restabelecerá sua escrita fiscal no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias..
O contribuinte fica obrigado, em qualquer hipótese, a comprovar, no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias, contados da data da ocorrência, os valores das operações e/ou prestações a que se referirem os livros ou documentos extraviados ou inutilizados, para efeito de verificação do pagamento do imposto.
Se o contribuinte, no prazo fixado , deixar de fazer a comprovação, ou não puder fazê-la, e, bem assim, nos casos em que ela for considerada insuficiente ou inidônea, o valor das operações e prestações será arbitrado pela autoridade fiscal, pelos meios a seu alcance, deduzindo-se do montante devido os recolhimentos efetivamente comprovados pelo contribuinte ou pelos registros da repartição.
A partir de 1º/01/2014 todos os contribuintes fluminenses estão obrigados à Escrituração Fiscla Digital (EFD), de acordo com o artigo 1º do Anexo VII da Parte II da Resolução SEFAZ nº 720/14:
“Art. 1.º Os contribuintes localizados neste Estado ficam obrigados à EFD ICMS/IPI dos livros Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Inventário, Registro de Apuração do ICMS (RAICMS), documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP) e Registro de Controle da Produção e do Estoque (RCPE).
§ 1.º A obrigatoriedade de que trata o caput deste artigo não se aplica:
I – aos contribuintes optantes pelo regime do Simples Nacional;
II – aos estabelecimentos inscritos no segmento de inscrição facultativa;
III – a unidade auxiliar com função de escritório administrativo, não obrigada a inscrição estadual, observado o disposto nos §§ 2.º e 3.º deste artigo.
IV – ao contribuinte inscrito no CAD-ICMS que não tiver qualquer movimento durante o prazo de 30 (trinta) dias de que trata o art. 54 do Anexo I da Parte II desta Resolução.
§ 2.º A unidade auxiliar de que trata o inciso III do § 1.ºdeste artigo que se inscrever no CAD-ICMS fica obrigada ao uso da EFD ICMS/IPI.
§ 3.º A unidade auxiliar com função de escritório administrativo, inscrita no CAD-ICMS, anteriormente dispensada do uso da EFD ICMS/IPI, fica obrigada a seu uso a partir de 1.º de abril de 2014, podendo, a seu critério, antecipá-lo, por adesão voluntária, de forma irretratável.
§ 4.º A entrega do arquivo EFD ICMS/IPI com as informações do RCPE será obrigatória a partir de 01 de janeiro de 2016.”
Fonte: fazenda.rj.gov.br